ТОО «ТрансКом» входит в состав мирового горно-металлургического гиганта — Евразийской Группы ERG (Eurasian Resources Group S.a.r.l. («ERG»). Компания более 15 лет является центром логистики Евразийской Группы и обеспечивает решение всех вопросов, связанных с транспортом и перевозкой грузов. Являясь логистическим 3PL-провайдером сочетает функции железнодорожного оператора и международного экспедитора и имеет собственный парк ж/д подвижного состава (более 12 тыс. вагонов и контейнеров).
С 2015 года осуществляет функции управляющей компании. Под управлением ТОО «ТрансКом» находятся вагоноремонтные предприятия:
- ТОО «ТрансРемВагон» (г. Рудный) — осуществляет капитальный, деповской и текущий отцепочный ремонты грузовых вагонов широкой колеи.
- ТОО «Береке 2004» (г. Экибастуз) — оказывает услуги по ремонту вагонов, локомотивов и путевой техники.
Ситуация до старта проекта
Транспортная группа «ТрансКом» на постоянной основе предоставляют отчетность для руководства Евразийской группы ERG в следующих форматах:
- бюджет годовой;
- 3-х месячный скользящий бюджет;
- ожидаемый факт;
- прогноз за 3, 6 и 9 месяцев;
- управленческая отчетность (факт исполнения бюджета за месяц).
На момент старта проекта ситуация на предприятии обстояла следующим образом: отчетные формы формировались вручную в файлах формата MS Excel, для подготовки необходимых данных и пакета отчетности требовались значительные затраты трудовых и временных ресурсов. Отсутствие единой автоматизированной учетной системы бюджетного планирования приводило к увеличению сроков подготовки бюджетов и управленческой отчетности, влияло на качество предоставляемой информации и не позволяло оперативно просчитывать различные сценарии при планировании. В связи с этим руководством Компании было принято решение о запуске проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации».
Цели и задачи проекта
Цели проекта
- сокращение сроков формирования бюджетов и отчётности;
- сокращение ручного труда при подготовке бюджетов путём автоматизации и унификации процесса бюджетирования;
- повышение качества планирования, улучшение качества информации, предоставляемой руководству;
- обеспечение сопоставимости плановых и фактических данных через использование единой нормативно-справочной информации и единых методик расчёта;
- оперативный доступ к актуальным данным.
Задачи проекта
- формализация и унификация бюджетных процессов и правил заполнения отчётности группы компаний;
- максимальная автоматизация всех бюджетных процессов (формирования бюджета ремонтов, доходов, расходов, закупок, поступления и выбытия денежных средств), включая автозаполнение необходимых значений/параметров (цен, норм, коэффициентов, ставок и т. п.), используемых для расчёта бюджетных данных и автозаполнение необходимой аналитики;
- использование исторических данных для формирования бюджетов.
С точки зрения реализуемых функций в рамках поставленных задач и выполняемых работ было выделено 2 подсистемы (2 уровня):
- I уровень. Подсистема планирования доходов, затрат, закупок и движения денежных средств подразделениями инициаторами на уровне учетной системы «1С:Бухгалтерия для Казахстана» — включает в себя функции, связанные с обеспечением расчета по разработанной методике и отражения плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам, закупкам и движению денежных средств используемых в последующем для формирования отчетных форм в «1С:Консолидация».
- II уровень. Подсистема формирования бюджетных/отчетных форм на уровне программного продукта «1С:Консолидация» — включает в себя функции, связанные с обеспечением автоматического заполнения плановых, фактических и прогнозных данных в отчетных формах по разработанной методике.
В рамках проекта для I уровня были выполнены следующие работы:
- Формализация и унификация бюджетных процессов группы, в результате был определен перечень бюджетных форм, требуемых к реализации, определена структура бюджетных форм и правила их автозаполнения.
- Формулировка требований к Нормативно-справочной информации.
- Разработка 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением, в том числе автоматизированы процессы:
- регистрация входящих остатков в разрезе сценариев планирования;
- планирование объемов ремонтных работ и образования лома / запасных частей;
- планирование доходов от основной и неосновной деятельности;
- планирование прямых материальных затрат;
- планирование прочих нормируемых материальных затрат (Ремонт ОС, ГСМ, Материалы на ОТ и ТБ);
- планирование прочих ненормируемых материальных затрат;
- планирование прямых нематериальных затрат;
- планирование прочих нематериальных затрат (Обучения и командировки, Услуги сторонних организаций, Финансовые расходы, Удорожание ТМЗ);
- планирование выпуска продукции собственного производства (объем выпуска, затраты на выпуск, закупки);
- планирование расходов будущих периодов;
- планирование расходов по оплате труда (зар.плата и прочие начисления работникам, отпускные, резервы по отпускам, налоги от зар.платы);
- планирование амортизации ФА;
- планирование налогов (Имущественный, Транспортный, Земельный, Плата за загрязнение окружающей среды, НДПИ, НДС, КПН и отложенный КПН, Прочие налоги);
- планирование закупок;
- планирование инвестиционной программы (Освоение, Финансирование, Амортизация);
- планирование выбытий и поступлений денежных средств;
- формирование финансового бюджета в разрезе строк, с возможностью загрузки факта исполнения фин.бюджета в разрезе аналогичной аналитики. из ИС «ИСАП»;
- расчет плановой цены ремонтных работ;
- распределение плановых затрат по перевозкам и ремонтам по основной аналитике «Вид деятельности». Формирование плановой себестоимости выпуска готовой продукции;
- реализован функционал расчета средневзвешенных цен для плановых материальных расходов.
- Для каждого бюджетного процесса предусмотрена периодичность планирования: Год, Месяц, Прогноз 1 (9 мес.), Прогноз 2 (6 месяцев), Прогноз 3 (3 месяца), 3-х месячный скользящий. Для каждого бюджетного процесса подготовлены инструкции пользователя.
- Реализована интеграция данных с другими информационными системами: «1С:Бухгалтерия для Казахстана», «LMS», «ИСАП», «Куб данных», импорт и экспорт Excel файлов.
- Разработаны роли пользователей, и дополнительные регистры сведений, определяющие права и уровень доступа пользователей к информации.
- Реализована обработка группового копирования документов планирования с созданием документов по новым сценариям (формирование бюджетных Раундов), с возможностью последующей корректировки созданных документов.
В рамках проекта для II уровня были выполнены следующие работы:
- Формализация и унификация отчетных форм, в результате был определен перечень отчетных форм требуемых к реализации, определена их структура и состав аналитики строк.
- Формализация правил заполнения отчетных выходных форм (для видов данных: план, прогноз, факт).
- Разработано 86 форм отчетности и 105 правил их обработки.
- Реализован функционал добавления дополнительной аналитики строкам отчетов (более 5 типовых) и доработан функционал вывода аналитики в теле отчета.
- Сформированы регламенты формирования отчетности.
- Определены правила формирования консолидированной отчетности.
- Разработан отчет по сверке ВГО (внутригрупповых оборотов).
- Реализована возможность вывода информации по разным сценариям в одной форме с расчетом необходимых отклонений между сравниваемыми данными (Относительное, Абсолютное, Отклонение без учета курсовой) в форме сводной таблицы.
- Реализована возможность регистрации и хранения комментариев к отклонениям по сравниваемым данным. Возможность автоподстановки последнего сохраненного комментария в структуре ранее сохраненной сводной таблицы и возможность выбора и подстановки любого ранее зарегистрированного комментария.
- Реализован функционал деления показателей отчетов с учетом необходимого сопоставления по аналитике раскрытия.
- Разработана обработка «Рабочее место пользователя» позволяющая в удобном режиме работать пользователю с отчетностью.
- Доработан функционал и осуществлена настройка обменов между ИС «1С:Консолидация» (1 — Центральная, 2 — Подчиненные).
- Реализована возможность пересчета отдельных (выделенных) показателей отчета.
- Подготовлено руководство пользователя по работе в «1С:Консолидация».
Работы, выполненные в рамках двух подсистем:
- Проведено обучение сотрудников.
- Отработаны замечания Заказчика в рамках тестовой и опытной эксплуатации системы.
Результаты проекта
Результат проекта — сокращение времени на подготовку бюджетов в 3 раза за счёт упрощения процедуры согласования и утверждения (маршрутизации) бюджетов, их корректировок и актуализации. Сведён к минимуму объём ручного труда, благодаря формализации и унифицикации процессов, что позволило сократить время на регистрацию бюджетных данных и формирование управленческой отчётности. Значительно повышена прозрачность и точность планирования за счёт использования предварительно зарегистрированных единых норм, показателей, цен и прочей нормативно-справочной информации, используемой при планировании. Единые учётные системы для регистрации бюджетных данных позволяют получать оперативный доступ к актуальной информации на всех этапах и обеспечивают сопоставимость плановых и фактических данных.
О проекте в цифрах:
- автоматизировано 63 рабочих места;
- разработано 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением;
- разработано 86 форм отчётности и 105 правил их обработки.
Начиная с 01.01.2017 года система работает в режиме промышленной эксплуатации. Автоматизировано 63 рабочих места.
На текущий момент осуществляется постпроектное сопровождение: для данных работ создана рабочая группа, которая осуществляет консультации пользователей и производит оперативную отработку замечаний по ранее разработанным объектам.
